Tilpasning af faktura - Fenerum Docs

Man kan tilpasse flere ting om, hvordan Fenerum udsteder fakturaer.

For at gøre dette skal du gå til "Faktura" fanen i indstillingsmenuen.

Her finder du forskellige faner for forskellige fakturaindstillinger.

Generelt, som er beskrevet i denne vejledning
Email Skabeloner
Regler for Email Påmindelser

Faktura Fodnoter

Vælg sprog, inddrivelsesmetoder og valutaer, som denne fodnote skal anvendes til. Udfyld indholdet af din fodnote.

Standardfodnoten

Standardfodnoten vil blive brugt, hvis fakturaen ikke kan matches med nogen eksisterende faktura fodnoter.

Den er markeret med en grøn badge på fodnotelisten.

For at gøre en fodnote til standardfodnoten, skal du vælge afkrydsningsfeltet Standardfodnote, når du tilføjer eller redigerer en fodnote.

Skabelonindstillingen giver dig mulighed for at indsætte specielle kodestykker, der repræsenterer relevante værdier som fakturanummer, inddrivelsesmetode og mange andre.

Eksempel på simple fodnoter

For simple brugsscenarier kan du bruge vores forslag til simple fodnoter. Hvis dette ikke er nok for dine behov, skal du gå til "Skabelon sprog" sektionen for at bygge din egen.

Faktura fodnote

#{{ invoice_number }} delen vil automatisk blive erstattet af fakturanummeret af Fenerum

INDENLANDSKE BETALINGER:  
BANK: Best Banking Solutions - REG NR.: 1234 / KONTO NR.: 1234 000 123  
  
INTERNATIONALE BETALINGER:  
BANK: Best Banking Solutions IBAN: DK12341234000123 - SWIFT: BESTBANK  
  
Marker betaling med faktura nr. #{{ invoice_number }}

Faktura fodnote for kortbetalinger

Det er en god idé at tilføje information på fakturaer betalt med kreditkort, at de ikke kræver så meget opmærksomhed fra modtageren

BETAL IKKE - VI VIL OPKRÆVE KREDITKORTET PÅ FIL

Faktura fodnote med FI-Kort nummer

Antag at dit kreditor nummer er "12345678", kan din fodnote se sådan ud:

FI-KORT: #{{ invoice_number|fikort71:"12345678" }}  
BANK: Best Banking Solutions - REG NR.: 1234 / KONTO NR.: 1234 000 123  
  
INTERNATIONALE BETALINGER:  
BANK: Best Banking Solutions IBAN: DK12341234000123 - SWIFT: BESTBANK

Der er en dedikeret side om tilpasning af faktura fodnote

Email Skabeloner

Når en faktura forfalder, sender Fenerum en email med en betalingspåmindelse til dine konti. Nu kan du konfigurere hvornår det vil ske, hvor mange gange og hvad indholdet af en email vil være.

Gå til Faktura Indstillinger og udvid Påmindelsesregler sektionen. Du vil se den nuværende (standard) konfiguration:

Hver regel består af tre ting:

Inddrivelsesmetode for en faktura
Antal dage efter forfaldsdatoen
Email skabelon der skal bruges

Klik på Konfigurer knappen for at justere reglerne efter din smag:

Her kan du tilføje, slette og ændre dine regler. Du kan oprette forskellige skabeloner til brug for forskellige forsinkelser og indstille dem her.

For nu er der tre mulige inddrivelsesmetoder: Direkte debitering (Leverandørservice), Faktura og Betalingskort. Betalings metoden vælges for abonnementer og fakturaer arver deres metode fra dem.

Brugerdefinerede skabeloner

Du kan også give brugerdefinerede skabeloner til de emails, vi sender ud. For nu kan du tilpasse to typer emails:

Ny faktura email (en email der sendes ved oprettelse af faktura)
Faktura påmindelses emails (emails der skal sendes, når en faktura forfalder)

For at oprette en skabelon skal du gå til Faktura Indstillinger fanen og klikke på "Tilføj skabelon" knappen:

Øverst på "Opret Skabelon" siden finder du en hjælpsom besked der beskriver de variabler, du kan bruge i dit email emne og indhold:

Tilgængelige skabelonvariabler til brug i Emne og Indholdsfelter er:

{{company_name}}

{{purchase_date}}

{{due_date}}

{{invoice_number}}

{{invoice_currency}}

{{invoice_total}}

{{invoice_type}} — 'Faktura' eller 'Kreditnota'

{{invoice_collection_method}}

{{account_legal_vat_number}}

{{account_uuid}}

{{account_erp_id}}

Emails vil have en PDF med fakturaen vedhæftet.

Og nedenfor finder du en formular til oprettelse af skabeloner. Lad os oprette vores første skabelon:

Hvis du vil give versioner til flere sprog, skal du bare klikke på en "Tilføj oversættelse" knap, og en ny sektion vil dukke op. Hver skabelon skal give mindst en engelsk oversættelse. Du kan have flere, men en engelsk er obligatorisk, da dette er standardsproget for klientkommunikation.

Når skabelonen er gemt, kan vi nu vælge den til at blive brugt til nye fakturaer. Du kan gøre det i Generelt sektionen af Faktura Indstillinger:

Fenerum leverer standard skabeloner for alle betalingsmetoder, som kunderne frit kan bruge. Det er dog ikke muligt at foretage direkte ændringer i vores standard skabeloner (de øverste 4 i rullemenuen). Hvis du ønsker at tilpasse en standard skabelon, skal du kopiere standard skabelonen til en brugerdefineret skabelon, hvilket giver dig et solidt udgangspunkt at arbejde fra.

Sådan tilføjer du et "Betal Nu" Link til dine faktura emails

Gør det lettere for dine kunder at betale deres fakturaer ved at tilføje en "Betal Nu" knap eller link direkte i dine faktura emails. Dette giver kunderne mulighed for at betale øjeblikkeligt med deres kreditkort, hvis du bruger vores Stripe integration.

Klik på tandhjulsikonet i topmenuen og vælg Fakturaer..
Rediger dine email Skabeloner under 'Email Skabeloner', klik 'Rediger'' ved siden af skabelonen, hvor du vil tilføje Betal Nu linket.
Tilføj følgende kode, hvor du vil have betalingslinket til at vises:
{% if payment_link %}BETAL NU{% endif %}
Erstat BETAL NU med enhver tekst, du gerne vil vise som det klikbare link (f.eks., “Klik her for at betale”, “Betal Faktura”, osv.).
Fremhæv BETAL NU teksten og klik på Indsæt/Rediger Link ikonet i værktøjslinjen.
I linkindstillingerne:

Sæt Protokollen til <other>
I URL feltet, indsæt: {{payment_link}}
Klik OK for at gemme.

Skabelon sprog opløsning

Fenerum vil forsøge at vælge en sprogversion af en skabelon, der matcher sproget på den konto, som fakturaen er udstedt til. Hvis en valgt skabelon ikke har sprogversionen for kontoens sprog, vil den falde tilbage til den engelske version af skabelonen.

Betalingskanaler

Påmindelser

Påmindelser for abonnementsbaserede virksomheder er et komplekst emne. Du vil gerne have betaling til tiden, og du vil gerne beholde et godt forhold til kunden.

Fenerum håndterer i øjeblikket ikke gebyrer for påmindelser, men det er noget, vi håber at gøre på et tidspunkt. Dog, du kunne oprette et produkt til dette formål.

I Danmark kan du eventuelt sende tre påmindelser med et gebyr på 100 DKK (momsfri) hver.

Hvis du vil sende din kunde til inkasso skal du give dem 10 dages varsel, dette kan være på en af dine påmindelser.