Leverandørservice

Lær hvordan du opsætter og konfigurerer Leverandørservice.

Kreditoraftale med Nets

Du skal have en kreditoraftale med Nets for at kunne håndtere betalinger gennem Leverandørservice i Fenerum.

Oprettelse af ny aftale

Du skal gå til følgende side for at oprette en ny kreditoraftale med Nets: https://leverandoerservice.mastercard.com/.

Følg guiden og sørg for at udfylde den korrekte "Dataleverandør":

Som nævnt ovenfor, husk at aftalen skal inkludere specifikke betalinger for at integrationen kan fungere med Fenerum.

Du skal også aftale et maksimalt transaktionsbeløb og et maksimalt dagligt beløb med din bank, når du opretter aftalen. Dette er for at banken har en idé om, hvilke beløb der skal opkræves eller udbetales hver dag. Fenerum kan ikke bestemme disse beløb for dig.

Leverandørservice kræver, at følgende beløb er indstillet:

• Transaktions maksimumsbeløb
  • Maksimalt beløb, der kan opkræves eller udbetales pr. debitor pr. bankdag
• Dags maksimumsbeløb
  • Maksimalt beløb, der kan opkræves eller udbetales for alle debitorer tilsammen pr. bankdag

Opdatering af eksisterende aftale

Hvis du allerede har en kreditoraftale med Nets, skal du opdatere den for at gøre Fenerum til dataprovider. Dette kan gøres ved at følge nedenstående trin:

1. Gå til denne side
2. Udfyld information om din kreditoraftale
3. Find "Datalevarandør" og tilføj Fenerums virksomhedsnummer (CVR) 40430989 og navn Fenerum ApS
4. Find feltet "Supplerende oplysninger" og indtast "The new dataprovider (Fenerum) should receive a file with all active debtors"
5. Indsend ændringerne

Fenerum vil derefter modtage en fil med alle aktive debitorer, hvorfra debitorerne vil kunne få deres abonnement faktureret gennem Leverandørservice.

Det tager normalt maksimalt 14 dage at registrere Fenerum som den nye dataprovider. Dette skyldes KYC og anti-hvidvaskningsvalidering. Derefter tager det omkring 1-2 bankdage for de første betalinger at blive registreret.

Udsættelse af skift af dataprovider

Du kan udsætte skiftet af dataprovider til en bestemt dato ved at inkludere denne information i "Supplerende oplysninger" nævnt ovenfor.

Her kan du nævne, hvilken dato du gerne vil have, at Fenerum skal blive dataprovider, f.eks. "Skiftet af dataprovider skal ske den 1. januar 2024".

Konfiguration i Fenerum

Når du har oprettet eller opdateret din kreditoraftale til at fungere med Fenerum, kan du fortsætte med at konfigurere integrationen til Leverandørservice i Fenerum.

Du skal bruge det 5-cifrede kreditornummer fra Leverandørservice.

Gå til integrationsindstillingerne og find Leverandørservice og klik på "Setup":

Indtast det 5-cifrede kreditornummer fra Leverandørservice og mandatlinket, der kan genereres fra denne side. Klik på "Gem".

Integrationen er klar og konfigureret, når du kan se et grønt flueben ved siden af integrationen i integrationsindstillingerne:

Kundeidentifikator

Indstillingen Kundeidentifikator til Leverandørservice bestemmer, hvilken værdi Fenerum bruger som kundereference (kreditornummer) ved registrering af nye mandater hos Leverandørservice. Den samme værdi bruges til at matche indgående mandater tilbage til konti.

Du kan vælge mellem:

• CVR / virksomhedsregistreringsnummer (standard) – bruger kontoens juridiske CVR-nummer. Dette matcher den tidligere adfærd.
• Account code – bruger i stedet kontokoden. Brug dette, hvis dine kunder ikke alle er danske virksomheder med et CVR, eller hvis du foretrækker at identificere kunder via din egen interne kontokode.

Match ikke tildelte mandater automatisk

Aktivér Match ikke tildelte mandater automatisk for at lade Fenerum matche indgående mandater til konti automatisk. Når nye ikke tildelte mandater ankommer fra Leverandørservice, søger Fenerum efter en entydig aktiv dansk konto, hvis konfigurerede kundeidentifikator matcher mandatets kunde-id, og tildeler mandatet til den konto.

Hvis ingen konto matcher, eller hvis mere end én konto deler den samme identifikator, forbliver mandatet ikke tildelt, og årsagen vises på siden ikke tildelte mandater.

Oprettelse af et nyt mandat

For at tilføje et nyt mandat til en konto i Fenerum, skal du først finde og åbne kontoen i Fenerum.

Find sektionen "Faktureringsinfo" og klik på "Tilføj betalingsmetode":

Du kan vælge at bruge Leverandørservice debitor (link) eller Leverandørservice debitor (direkte).

Leverandørservice debitor (Link)

Klik på "Leverandørservice debitor (Link)" og klik på "Generer link" på næste side for at generere de nødvendige links til at oprette det nye mandat.

Kopier linket i toppen og send dette link til kunden:

Kunden skal tilgå linket og indtaste de relevante oplysninger som bankkontonummer og registreringsnummer for at bekræfte Leverandørservice-mandatet.

Nets vil bekræfte det nye mandat inden for en arbejdsdag efter at kunden har tilgået linket og indsendt de nødvendige oplysninger.

Leverandørservice debitor (Direkte)

For at bruge denne mulighed, skal du ringe til Mastercard og sige, at du ønsker at kunne registrere mandater via bankkontonummer og registreringsnummer (Konto og reg. nr.). Efter de har gjort dette muligt for dig, skal du gå til integrationsindstillingerne. Derefter skal du klikke på "Konfigurer" ved siden af "Leverandørservice", hvor du så skal afkrydse "Tillad direkte indtastning af betalingsinformation" og klikke på "Gem".

For at tilføje Leverandørservice til kunden, skal du klikke på "Leverandørservice debitor (Direkte)" og udfylde kundens bankregistreringsnummer og bankkontonummer.

Nets vil bekræfte det nye mandat inden for en arbejdsdag efter at kunden har tilgået linket og indsendt de nødvendige oplysninger.

Du kan se, at mandatet er bekræftet, når "Mandat Aktivt" vises i faktureringsinfo-sektionen for kontoen:

Du kan nu begynde at fakturere kunden gennem Leverandørservice:

Mandatstatusser

Et mandat kan have en af følgende statusser.

Venter på Mandatregistrering

Dette er den første status i registreringsflowet. Fenerum har endnu ikke sendt registreringen af mandatet til banken. Dette sendes samtidig med, at vi sender Leverandørservice-betalingerne (se nedenfor).

Venter på Bekræftelse

Fenerum venter på, at Nets svarer på registreringen af mandatet. Tager normalt 1-2 bankdage. Kontakt venligst Fenerum support, hvis mandatet forbliver i denne status i mere end 3 bankdage.

Mandat Aktivt

Mandatet er aktivt og korrekt registreret hos Nets. Betalinger kan foretages gennem Leverandørservice.

Fejl

Der er opstået en fejl. Dette kan skyldes forkerte bankoplysninger eller forkert virksomhedsnummer (CVR). Kontakt venligst Fenerum support for flere detaljer.

Annullering Afventer

Mandatet var aktivt, men du har anmodet om, at mandatet skal annulleres gennem Fenerum. Anmodningen om at annullere mandatet vil blive sendt til Leverandørservice inden for 1 arbejdsdag.

Dette annullerer ikke abonnementet, men kun kundens Leverandørservice-mandat.

Annulleringsanmodning Sendt

Fenerum har sendt anmodningen om annullering til Leverandørservice og afventer deres svar. Mandatet bør ikke forblive i denne status i længere end 1-2 arbejdsdage.

Mandat Annulleret

Mandatet er ikke længere aktivt og er annulleret. Dette kan ske af en af følgende grunde:

• Banken annullerede mandatet på grund af utilstrækkelige midler eller gæld
• Kunden annullerede selv mandatet
• Du annullerede mandatet i Fenerum

Der kan ikke håndteres betalinger gennem Leverandørservice, når et mandat er i denne tilstand.

Daglig brug

Afsendelse og modtagelse af betalinger

Betalingsanmodninger og debitorregistreringer sendes kl. 17:30 fra mandag til fredag. Betalingsbekræftelser fra Leverandørservice håndteres kl. 15:30 den næste bankdag.

Tilbagebetaling af betaling

Du kan tilbagebetale en betaling foretaget gennem Leverandørservice til kundens bankkonto. Dette gøres ved at åbne fakturaen i Fenerum og klikke på "Refund":

Dette vil tilbagebetale alle betalinger på fakturaen. Det tager normalt omkring 2-5 arbejdsdage at tilbagebetale en betaling foretaget gennem Leverandørservice.

Håndtering af chargeback

Fakturaens status ændres til "Chargeback", hvis kunden eller deres bank afviser Leverandørservice-betalingen. Du kan tydeligt se, hvis der er en chargeback, da dette vil være angivet i sidepanelet:

Når en chargeback opstår, opretter Fenerum en modpostering, der korrigerer kundens kontosaldo i overensstemmelse med den afviste betaling.

Du kan se detaljerne for fakturaen, hvorfra du kan udføre en af følgende handlinger:

Udsted kreditnota

Accepterer chargebacken og tilbagebetaler automatisk fakturaen. Fenerum stopper med at forsøge at opkræve fakturaen.

Skift opkrævningsmetode

Skift fakturaens opkrævningsmetode og gensend fakturaen til kunden.

Marker som forfalden

Marker fakturaen som forfalden, og start opkrævningsflowet, hvor Fenerum forsøger at opkræve fakturaen med de definerede intervaller.

Modtagelse af udbetalinger

Leverandørservice sender udbetalinger dagligt. Den korrekte måde at håndtere dem på er at klikke på Expense, som er nedtonet, og derefter vælge Cost Account som din Leverandørservice-saldo-konto og Expense Type Fee.