Leverandørservice

Lær hvordan du setter opp og konfigurerer Leverandørservice.

Kreditoravtale med Nets

Du må ha en kreditoravtale med Nets for å håndtere betalinger gjennom Leverandørservice i Fenerum.

Opprette ny avtale

Du bør gå til følgende side for å opprette en ny kreditoravtale med Nets: https://leverandoerservice.mastercard.com/.

Følg veiledningen og sørg for å fylle inn riktig "Dataleverandør":

Som nevnt ovenfor, husk at avtalen skal inkludere spesifiserte betalinger for at integrasjonen skal fungere med Fenerum.

Du bør også bestemme et maksimalt transaksjonsbeløp og et maksimalt daglig beløp med banken din når du oppretter avtalen. Dette er for at banken skal ha en ide om hvilke beløp som skal belastes eller utbetales hver dag. Fenerum kan ikke bestemme disse beløpene for deg.

Leverandørservice krever at følgende beløp blir satt:

• Transaksjons maksimumsbeløp
  • Maksimalt beløp som kan belastes eller utbetales per debitor per bankdag
• Dags maksimumsbeløp
  • Maksimalt beløp som kan belastes eller utbetales for alle debitorer kombinert per bankdag

Oppdatere eksisterende avtale

Hvis du allerede har en kreditoravtale med Nets, bør du oppdatere den for å gjøre Fenerum til dataprovider. Dette kan gjøres ved å følge trinnene nedenfor:

1. Gå til denne siden
2. Fyll ut informasjon om kreditoravtalen din
3. Finn "Datalevarandør" og legg til Fenerums selskapsnummer (CVR) 40430989 og navn Fenerum ApS
4. Finn feltet "Supplerende oplysninger" og skriv inn "Den nye dataprovideren (Fenerum) skal motta en fil med alle aktive debitorer"
5. Send inn endringene

Fenerum vil da motta en fil med alle aktive debitorer, hvorfra debitorer vil kunne få fakturaen for abonnementet sitt gjennom Leverandørservice.

Det tar vanligvis maksimalt 14 dager å registrere Fenerum som den nye dataprovideren. Dette skyldes KYC og anti-hvitvasking validering. Deretter tar det rundt 1-2 bankdager for de første betalingene å bli registrert.

Utsatt endring av dataprovider

Du kan utsette endringen av dataprovider til en bestemt dato ved å inkludere denne informasjonen i "Supplerende oplysninger" nevnt ovenfor.

Her kan du nevne hvilken dato du ønsker at Fenerum skal bli dataprovider, f.eks. "Endringen av dataprovider skal skje den 1. januar 2024".

Konfigurasjon i Fenerum

Når du har opprettet eller oppdatert kreditoravtalen din for å fungere med Fenerum, kan du fortsette med å konfigurere integrasjonen til Leverandørservice i Fenerum.

Du trenger det 5-sifrede kreditornummeret fra Leverandørservice.

Gå til integrations-innstillinger og finn Leverandørservice og klikk på "Setup":

Skriv inn det 5-sifrede kreditornummeret fra Leverandørservice og mandatlenken som kan genereres fra denne siden. Klikk på "Save".

Integrasjonen er klar og konfigurert når du kan se et grønt merke ved siden av integrasjonen i integrasjonsinnstillingene:

Kundeidentifikator

Innstillingen Kundeidentifikator for Leverandørservice bestemmer hvilken verdi Fenerum bruker som kundereferanse (kreditornummer) når nye mandater registreres hos Leverandørservice. Den samme verdien brukes til å matche innkommende mandater tilbake til kontoer.

Du kan velge mellom:

• CVR / company registration number (standard) – bruker kontoens juridiske MVA-nummer. Dette samsvarer med tidligere oppførsel.
• Account code – bruker i stedet kontokoden. Bruk dette hvis kundene dine ikke alle er danske selskaper med CVR, eller hvis du foretrekker å identifisere kunder ved din egen interne kontokode.

Matche ufordelte mandater automatisk

Aktiver Automatically match unassigned mandates for at Fenerum selv skal matche innkommende mandater til kontoer. Når nye ufordelte mandater kommer fra Leverandørservice, leter Fenerum etter en unik aktiv dansk konto der den konfigurerte kundeidentifikatoren samsvarer med mandatets kunde-ID, og tildeler mandatet til denne kontoen.

Hvis ingen konto samsvarer, eller hvis mer enn én konto deler samme identifikator, forblir mandatet ufordelt, og årsaken vises på siden for ufordelte mandater.

Opprette et nytt mandat

For å legge til et nytt mandat på en konto i Fenerum, bør du først finne og åpne kontoen i Fenerum.

Finn seksjonen "Billing info" og klikk på "Add payment method":

Du kan velge å bruke Leverandørservice debitor (link) eller Leverandørservice debitor (direkte).

Leverandørservice debitor (Link)

Klikk på "Leverandørservice debitor (Link)" og klikk på "Generate link" på neste side for å generere de nødvendige lenkene for å opprette det nye mandatet.

Kopier lenken øverst og send denne lenken til kunden:

Kunden må få tilgang til lenken og legge inn relevant informasjon som bankkontonummer og registreringsnummer for å bekrefte Leverandørservice-mandatet.

Nets vil bekrefte det nye mandatet innen en arbeidsdag etter at kunden har fått tilgang til lenken og sendt inn den nødvendige informasjonen.

Leverandørservice debitor (Direkte)

For å bruke denne muligheten, må du ringe Mastercard og si at du vil kunne registrere mandater via bankkontonummer og registreringsnummer (Konto og reg. nr.). Etter at de har gjort dette mulig for deg, må du gå til integrasjonsinnstillinger. Deretter må du klikke på "Configure" ved siden av "Leverandørservice", hvor du da må krysse av for "Allow for directly entry of payment information" og klikke på "Save".

For å legge til Leverandørservice for kunden, må du klikke på "Leverandørservice debitor (Direkte)" og fylle ut kundens bankregistreringsnummer og bankkontonummer.

Nets vil bekrefte det nye mandatet innen en arbeidsdag etter at kunden har fått tilgang til lenken og sendt inn den nødvendige informasjonen.

Du kan se at mandatet er bekreftet når "Mandate Active" vises i faktureringsinfo-seksjonen for kontoen:

Du kan nå begynne å fakturere kunden gjennom Leverandørservice:

Mandatstatus

Et mandat kan ha en av følgende statuser.

Venter på Mandatregistrering

Dette er den første statusen i registreringsflyten. Fenerum har ennå ikke sendt registreringen av mandatet til banken. Dette sendes samtidig som vi sender Leverandørservice-betalingene (se nedenfor).

Venter på Bekreftelse

Fenerum venter på at Nets skal svare på registreringen av mandatet. Tar vanligvis 1-2 bankdager. Vennligst kontakt Fenerum support hvis mandatet forblir i denne statusen i mer enn 3 bankdager.

Mandat Aktivt

Mandatet er aktivt og riktig registrert hos Nets. Betalinger kan gjøres gjennom Leverandørservice.

Feil

En feil har oppstått. Dette kan skyldes feil bankdetaljer eller feil selskapsnummer (CVR). Vennligst kontakt Fenerum support for flere detaljer.

Avbestilling Venter

Mandatet var aktivt, men du har bedt om at mandatet skal avbestilles gjennom Fenerum. Forespørselen om å avbestille mandatet vil bli sendt til Leverandørservice innen 1 arbeidsdag.

Dette avbestiller ikke abonnementet, men bare Leverandørservice-mandatet for kunden.

Avbestillingsforespørsel Sendt

Fenerum har sendt avbestillingsforespørselen til Leverandørservice og venter på deres svar. Mandatet skal ikke være i denne statusen i mer enn 1-2 virkedager.

Mandat Avbestilt

Mandatet er ikke lenger aktivt og er avbestilt. Dette kan skje på grunn av en av følgende årsaker:

• Banken avbestilte mandatet på grunn av utilstrekkelige midler eller gjeld
• Kunden avbestilte mandatet selv
• Du avbestilte mandatet i Fenerum

Ingen betalinger kan håndteres gjennom Leverandørservice når et mandat er i denne tilstanden.

Daglig bruk

Sending og mottak av betalinger

Betalingsforespørsler og debitorregistreringer sendes kl. 17:30 fra mandag til fredag. Betalingsbekreftelser fra Leverandørservice håndteres kl. 15:30 neste virkedag.

Refusjon av betaling

Du kan refundere en betaling gjort gjennom Leverandørservice til kundens bankkonto. Dette gjøres ved å åpne fakturaen i Fenerum og klikke "Refund":

Dette vil refundere alle betalinger på fakturaen. Det tar vanligvis rundt 2-5 virkedager å refundere en betaling gjort gjennom Leverandørservice.

Håndtering av chargeback

Statusen på fakturaen vil endres til "Chargeback" hvis kunden eller deres bank avviser Leverandørservice-betalingen. Du kan tydelig se om det foreligger en chargeback, da dette vil bli indikert i sidepanelet:

Når en chargeback oppstår, vil Fenerum opprette en reverserende transaksjon som korrigerer kundens kontosaldo i henhold til den avviste betalingen.

Du kan se detaljene for fakturaen, hvorfra du kan utføre en av følgende handlinger:

Utstede kreditnota

Godtar chargeback og refunderer fakturaen automatisk. Fenerum slutter å forsøke å innkreve fakturaen.

Endre innkrevingsmetode

Endre innkrevingsmetoden for fakturaen og send fakturaen på nytt til kunden.

Marker som forfalt

Marker fakturaen som forfalt og start innkrevingsflyten der Fenerum forsøker å innkreve fakturaen med de definerte intervallene.

Motta utbetalinger

Leverandørservice sender utbetalinger daglig. Riktig måte å håndtere dem på er å klikke Expense, som er nedtonet (grået ut), og deretter velge kostnadskontoen din som Leverandørservice-saldokonto og Expense Type Fee.